Como saber se o hospital já pagou o meu plantão?

Não basta ver "dinheiro entrando": o hospital costuma pagar várias notas juntas, às vezes com desconto, e um plantão pode ficar para trás sem você perceber.

O app adm.doctor mostra o status de cada fatura, mas não faz o hospital pagar mais rápido. O prazo é o que está no seu contrato com cada hospital.

Por que é tão fácil perder um plantão de vista?

• Cada hospital tem o seu prazo. Um pode pagar 30 dias depois da nota, outro 60, outro só depois de fechar a escala do mês.
• O pagamento chega em lote. Um PIX ou TED (transferência entre bancos) de R$ 5.511,00 pode ser a soma de três plantões de R$ 1.837,00. Fica difícil saber qual faltou.
• O valor que cai é menor que o da nota. O hospital pode reter imposto (guardar uma parte e pagar direto à Receita ou à prefeitura). Muita gente acha que pagaram errado, quando é só a retenção.
• Sem nota, em geral não tem pagamento. Muitos contratos só liberam o pagamento depois que a nota fiscal chega. Se a nota não saiu, ou saiu com erro, o prazo nem começou a contar.

Passo 1: o plantão entrou no fechamento do hospital?

O fechamento é a lista que o hospital monta no fim do mês com os plantões de cada médico. Compare com a sua agenda: data, horário e setor. Plantão trocado de última hora é o que mais some daqui. Veja também se houve algum desconto (às vezes chamado de glosa) por falta, atraso ou troca não registrada. Se o desconto estiver errado, conteste por escrito com a prova: a escala assinada, a mensagem que combinou a troca ou o registro de ponto. Se você trabalha em vários hospitais, anote cada plantão numa agenda só, no mesmo dia em que fizer.

Passo 2: a nota fiscal foi emitida e aceita?

Confira se existe uma nota para aquele fechamento, com o valor certo e o CNPJ (o número da empresa) do hospital certo. Alguns hospitais pedem a nota num portal do fornecedor (o site do hospital onde quem presta serviço envia a nota) e só pagam depois que alguém aprova. Nota recusada volta para o começo da fila.

Com a adm.doctor, o nosso time emite a nota dos hospitais, clínicas e laboratórios em que você trabalha, e ela aparece no app para você conferir.

Passo 3: quanto deveria cair na conta?

Esta conta é para quem emite a nota pela própria empresa. Se a nota sai pela adm.doctor, veja no app se a fatura está paga e, se tiver dúvida sobre um valor, fale com a gente no WhatsApp.

Resumo: se a sua empresa é do Simples Nacional (o regime de imposto simplificado, com uma guia só por mês), normalmente só o ISS pode ser descontado, e só se a lei do seu município mandar reter. Se é do Lucro Presumido (o regime em que o imposto é calculado sobre um lucro estimado pela lei, 32% da receita para serviço médico, Lei 9.249/1995, arts. 15 e 20), o desconto pode chegar a 6,15% de impostos federais, mais o ISS quando a cidade manda reter. No exemplo abaixo, 8,15% no total.

Os impostos federais (IRRF, CSLL, COFINS e PIS) seguem a mesma regra no Brasil todo. O ISS é da prefeitura: a alíquota vai de 2% a 5%, conforme o município (Lei Complementar 116/2003, arts. 8º e 8º-A), e cada cidade decide em lei quando o hospital deve reter. Por isso, a parte do ISS depende de onde a sua empresa está e de onde o serviço é prestado.

Esse desconto se chama retenção na fonte: quem paga separa o imposto e recolhe no seu lugar. Numa nota de uma empresa médica no Lucro Presumido para um hospital, as retenções possíveis são:

Nem toda nota tem essas três retenções. Quem decide é o tipo da sua empresa e o município:

• Simples Nacional: o hospital não retém IRRF nem CSRF (Lei 10.833/2003, art. 32; Instrução Normativa RFB 765/2007). Se a cidade mandar reter ISS, o percentual é a alíquota de ISS da faixa da sua empresa no Simples, que muda conforme o faturamento (Lei Complementar 123/2006, art. 21, § 4º).
• Lucro Presumido: pode ter as três, como na tabela.
• ISS: depende do seu município. Cada prefeitura define em lei quem retém e quanto. Em São Paulo, por exemplo, o hospital em geral não retém o ISS do serviço médico, e a própria empresa paga o ISS à cidade onde está. Para saber a regra da sua cidade, consulte a lei do ISS da prefeitura ou o seu contador. Desde 2021, o STF proíbe a cidade de mandar reter o ISS só porque a empresa de outra cidade não fez um cadastro na prefeitura (STF, RE 1.167.509, Tema 1.020).

O que vale é o que está escrito na própria nota, no campo de retenções. Se o depósito veio menor que a nota menos as retenções, aí sim tem algo para perguntar.

O valor retido não é dinheiro perdido. O IRRF é um adiantamento do IRPJ que a sua empresa vai pagar (Decreto 9.580/2018, art. 717). A CSRF também é um adiantamento: é abatida da CSLL, da COFINS e do PIS da empresa (Lei 10.833/2003, art. 36). No Lucro Presumido, o IRPJ e a CSLL são apurados a cada três meses (Lei 9.430/1996, art. 1º), e o PIS e a COFINS, todo mês. Já o ISS retido não é adiantamento: é o próprio ISS da nota, pago pelo hospital no lugar da empresa (Lei Complementar 116/2003, art. 6º).

Passo 4: o dinheiro entrou e bate com a nota?

Abra o extrato da conta da empresa e procure o depósito do hospital. Some as notas que ele diz pagar. Um jeito simples de fazer isso todo mês é uma tabela por hospital, assim:

Conta do Hospital A: R$ 3.000,00 menos 8,15% de retenções (1,5% + 4,65% + 2% de ISS) dá R$ 244,50 retidos e R$ 2.755,50 na conta. No Hospital B, o hospital reteve 2% de ISS porque essa é a alíquota de ISS da faixa da empresa no Simples, no exemplo: R$ 40,00 retidos e R$ 1.960,00 a receber. No Hospital C, a nota não tinha retenção, mas caiu 10% a menos. As causas mais comuns são uma retenção que o hospital fez e não escreveu na nota, ou um desconto no fechamento. Pergunte ao financeiro qual foi o desconto e peça o documento que mostra isso.

Como o app adm.doctor mostra isso?

No plano Associado, o caminho é outro: a nota sai pelo nosso time, o imposto é pago antes do repasse e o valor líquido cai por PIX na sua conta pessoa física. No app, cada fatura aparece como a receber ou paga, hospital por hospital. Assim você vê de relance o que ainda falta receber, sem planilha.

Dúvida sobre retenção numa fatura? fale com a gente no WhatsApp. O valor do plano é combinado com você (veja os planos). Veja como o PIX chega em como o médico PJ recebe o plantão por PIX.

E se o hospital atrasar?

1. Veja o prazo no contrato. Ele diz quantos dias depois da nota o hospital paga, e se há multa ou juros por atraso.
2. Confirme que a nota foi recebida. Muito "atraso" é nota parada no portal, esperando aprovação.
3. Pergunte por escrito ao financeiro. Passe o número da nota, a data de emissão e o valor. Por escrito fica registrado.
4. Anote a resposta e a nova data. E confira de novo nesse dia.
5. Se o atraso se repetir, procure orientação jurídica sobre o contrato. Não deixe de registrar cada cobrança.

Enquanto isso, a fatura segue no app como a receber. Se você precisa do dinheiro antes, fale com a gente no WhatsApp para saber se o seu plantão pode ser antecipado (receber agora um valor que só cairia no futuro). Tem custo e, se o hospital não pagar, pode ser preciso devolver. Por isso, compare o custo com o de um empréstimo antes de decidir.

Com que frequência conferir?

Uma vez por mês, logo depois da data em que cada hospital costuma pagar. E uma revisão maior todo ano. Até o último dia útil de fevereiro, cada hospital que reteve imposto deve entregar à sua empresa os comprovantes do ano anterior: o de imposto de renda retido (Instrução Normativa SRF 119/2000) e o de CSLL, COFINS e PIS retidos (Instrução Normativa SRF 459/2004), ambos no sistema Normas da Receita Federal. Alguns hospitais mandam os dois num papel só. Eles precisam bater com as notas e com a contabilidade da sua empresa. Para o ISS retido, o comprovante e o prazo seguem a regra da prefeitura de cada município.

Da sua empresa, entram na sua declaração de imposto de renda de pessoa física o pró-labore (o salário que você tira da empresa) e os lucros recebidos.

Quer saber quanto sobra do seu plantão? Teste o valor no simulador: ele mostra a conta de cada caminho, inclusive quando ficar com a sua própria empresa sai mais barato.