Como emitir nota fiscal para paciente particular e cobrar por link?

Nota fiscal ou recibo: qual é o meu caso?

Quem decide é quem recebe o dinheiro. Se o pagamento cai na sua empresa, o documento é a nota. Se cai no seu CPF, é o recibo eletrônico.

Atenção a uma mistura comum: a nota sai pela empresa, mas o paciente paga direto no PIX do seu CPF. Aí o dinheiro não bate com a nota, e a empresa declara uma receita que nunca entrou na conta dela. A ordem certa é: o paciente paga a empresa; a empresa paga o imposto; depois, o lucro vai para o seu CPF. Explicamos esse caminho em como o médico PJ recebe por PIX.

Ainda não decidiu se atende como pessoa física ou com empresa? Veja PF ou PJ. Se fica no CPF, o caminho é o recibo do Receita Saúde. O resto deste texto é para quem tem CNPJ.

O médico é obrigado a dar nota para o paciente particular?

Sim. Toda empresa que presta serviço precisa emitir o documento fiscal da venda no momento em que ela acontece, mesmo que o paciente não peça (Lei 8.846/1994, art. 1º). A nota também é um direito do paciente: é com ela que ele deduz a consulta no imposto de renda e pede reembolso ao plano de saúde.

Para valer no imposto de renda do paciente, o comprovante precisa trazer o nome, o endereço e o CNPJ (ou CPF) de quem prestou o serviço (Lei 9.250/1995, art. 8º, § 2º, III). A NFS-e já sai com tudo isso.

E o preço é um só. Cobrar mais caro “com nota” ou dar desconto “sem nota” não é escolha de preço: deixar de dar a nota quando ela é obrigatória é crime contra a ordem tributária (Lei 8.137/1990, art. 1º, V).

O que você precisa ter antes da primeira nota particular?

1. CNPJ ativo com a atividade de serviço médico. Veja qual CNAE usar (CNAE é o código que diz o que a empresa faz).
2. Inscrição na prefeitura, o cadastro que libera a empresa para emitir nota. Em São Paulo, chama-se CCM.
3. Acesso ao emissor: o sistema da prefeitura ou o Emissor Nacional da NFS-e (Portal Nacional da NFS-e). Muitas vezes pede o certificado digital, a assinatura eletrônica da empresa. Veja se você precisa de um.
4. CRM-PJ, o registro da empresa no Conselho Regional de Medicina, exigido de empresa que presta serviço médico (Lei 6.839/1980, art. 1º). Explicamos em o que é CRM-PJ.
5. Os dados de quem paga: nome completo, CPF e endereço. Peça no agendamento, não na saída da consulta.

Se a sua empresa é do Simples Nacional (o regime de imposto simplificado, pago numa guia só, o DAS), toda nota passa a sair pelo padrão nacional a partir de 1º de novembro de 2026 (Resolução CGSN 191/2026, que revogou a 189 e adiou a data de 1º de setembro). No Lucro Presumido, vale o sistema que a sua prefeitura indicar. Detalhes em o que muda com a NFS-e nacional.

Como emitir a nota do paciente particular, passo a passo?

1. Entre no emissor com o acesso da empresa.
2. Preencha o tomador (quem recebe a nota): é quem pagou. Se a mãe paga a consulta do filho, a nota sai no nome e no CPF da mãe.
3. Escolha o serviço: medicina é o item 4.01 da lista de serviços do ISS, o imposto da prefeitura (Lei Complementar 116/2003). Algumas prefeituras usam um código próprio dentro desse item.
4. Escreva a descrição (modelo mais abaixo), sem diagnóstico.
5. Coloque o valor cheio que o paciente vai pagar. A taxa do cartão ou do link não sai da nota: é custo seu. Em geral, essa taxa fica entre 3% e 5%: numa consulta de R$ 500, de R$ 15 a R$ 25. O PIX na conta da empresa pode ter tarifa, conforme o banco: confira o seu pacote.
6. Confira e emita. Guarde o PDF e o XML (o arquivo digital oficial da nota) e mande o PDF ao paciente.

Primeiro a nota ou primeiro o link de pagamento?

As duas ordens são comuns. O que importa é que a nota e o pagamento contem a mesma história: mesmo valor, mesma pessoa, mesma data.

Cobrar por link é o jeito mais simples de receber antes ou logo depois da consulta: você manda pelo WhatsApp, o paciente paga no PIX ou no cartão, e o valor cai na conta da empresa. No app adm.doctor, a nota e o link saem juntos.

Pagamento parcelado no cartão é diferente: o paciente pagou o valor todo de uma vez, e a parcela é com a operadora. A nota é uma só, no valor cheio. Na dúvida sobre a data que a sua prefeitura aceita, pergunte ao contador antes de emitir.

Quanto de imposto sai de uma consulta de R$ 500?

Depende do regime da sua empresa. Veja três casos, com números de 2026. São exemplos para entender a ordem de grandeza, não a sua conta exata.

Três avisos sobre a tabela. 1. O ISS de 2% é o de São Paulo para serviço médico (Lei municipal 13.701/2003, art. 16, I); em outras cidades pode ser maior, até 5%. Na capital, a sociedade só de médicos pode pagar um ISS fixo por profissional em vez dos 2% (mesma lei, art. 15): fale com quem cuida da sua contabilidade. 2. No Anexo III, os R$ 30 não incluem o custo do pró-labore de 28%: ele paga INSS (11% do pró-labore, até o teto) e pode pagar imposto de renda. 3. Na pessoa física, a linha mostra só o imposto de renda, e não conta o INSS (a contribuição para a aposentadoria). Quem atende no CPF paga também 20% de INSS sobre o que recebe de paciente, até o teto de R$ 8.475,55 por mês em 2026. Então, abaixo do teto, sobra menos que os R$ 362,50. Por outro lado, o imposto de renda pode ser menor: em 2026, a Lei 15.270/2025 zera o imposto de quem recebe até R$ 5.000 por mês e o reduz até uns R$ 7.350.

De onde vêm os números: Anexos III e V do Simples na Lei Complementar 123/2006; no Lucro Presumido, lucro presumido de 32% da receita (Lei 9.249/1995, arts. 15, § 1º, III, a, e 20), IRPJ de 15% sobre essa base (mesma lei, art. 3º) e CSLL de 9% (Lei 7.689/1988, art. 3º); PIS de 0,65% (Lei 9.715/1998, art. 8º, I) e COFINS de 3% (Lei 9.718/1998, que também define a base dos dois); e ISS, que muda de cidade para cidade. A alíquota do Simples sobe conforme a receita dos últimos 12 meses. Entenda o Fator R em como sair do Anexo V e a comparação completa em Simples ou Lucro Presumido.

Simule com a sua renda do mês e veja quanto sobra →

O que é a Dmed e o que ela tem a ver com a nota?

A Dmed é a declaração anual em que a empresa de saúde conta à Receita quanto recebeu de cada paciente pessoa física. A Receita cruza esses valores com o que os pacientes deduziram no imposto de renda (Receita Federal: Dmed).

Na prática, cada nota particular do ano vira uma linha da Dmed. A conta é simples: se um paciente pagou três consultas de R$ 500, a Dmed mostra R$ 1.500 no CPF de quem pagou, e a declaração dele deve mostrar o mesmo valor.

Por isso o CPF certo na nota vale ouro. Se a nota sai sem CPF ou no nome da pessoa errada, a Dmed sai errada, e o seu paciente pode cair na malha fina (a revisão da declaração pela Receita). Veja por que o médico cai na malha fina. Quem cuida da contabilidade da sua empresa monta a Dmed com as notas do ano: por isso, nota certa desde o primeiro dia. Ela entra na lista de obrigações da PJ médica.

O que escrever na nota e quais erros fazem o paciente perder o reembolso?

O que escrever na descrição, sem expor o paciente?

A nota é vista pelo pagador, pela prefeitura, pela Receita e, às vezes, pelo plano de saúde. Por isso, nada de doença, CID (o código da doença) ou exame alterado. O médico deve guardar o sigilo do que sabe pela profissão (Código de Ética Médica, CFM, art. 73). Um modelo:

“Consulta médica em [sua especialidade], realizada em 12/11/2026. Paciente atendido: [nome do paciente, se não for quem pagou]. Médico responsável: [seu nome], CRM-[UF] [número].”

O nome do paciente atendido entra só quando quem pagou é outra pessoa. Ajuda o reembolso do plano e não diz nada sobre a saúde dele.

Os erros mais comuns

• Nota no nome do paciente quando quem pagou foi outra pessoa. A dedução no imposto é de quem pagou.
• Valor da nota diferente do valor pago. O plano de saúde reembolsa pelo valor pago e pela nota; se não batem, costuma recusar.
• Descrição vaga demais, como “serviços prestados”. O plano quer ver “consulta médica” e a especialidade.
• Falta do CRM do médico na nota. Muitos planos pedem o registro do profissional que atendeu.
• Diagnóstico escrito na nota. Não ajuda no reembolso e quebra o sigilo. Se o plano pedir um relatório, ele é um documento à parte, entregue ao paciente.

Errei a nota. E agora?

Não se edita nota fiscal: você cancela e emite outra certa. O prazo para cancelar e o jeito de fazer mudam de prefeitura para prefeitura, e no Emissor Nacional seguem a regra do sistema nacional. Cancele logo, antes de o paciente usar a nota para reembolso. A nova nota sai com a data de hoje (não existe nota com data passada), mas com a mesma data de competência (o dia ou mês em que a consulta aconteceu) e o mesmo valor pago. Confira a regra no Portal Nacional da NFS-e ou no emissor da sua prefeitura.

Como a adm.doctor ajuda a cobrar o paciente particular?

No app adm.doctor, a nota particular e o link de pagamento saem no mesmo lugar. Você não abre o emissor da prefeitura de um lado e o sistema de cobrança do outro. No plano Associado, o paciente paga pelo link, o imposto sai antes e o restante chega por PIX na sua conta pessoal. Na Minha PJ, fale com a gente.

• Nota particular com link de pagamento, pelo app.
• Nota do plantão: para os hospitais, clínicas e laboratórios em que você trabalha, quem emite é o time da adm.doctor. Você só confere no app.
• No plano Associado, imposto pago antes do repasse e PIX líquido na sua conta pessoal: o dinheiro do paciente não cai direto no seu CPF; chega depois, já com o imposto pago. Na Minha PJ, fale com a gente. Veja como em como o médico PJ recebe por PIX.
• Faturas a receber com status, para saber o que já foi pago, e antecipação de recebível: fale com a gente para saber se o seu recebível é elegível.
• Sem taxa de adesão e sem multa de rescisão.

Próximo passo: teste o simulador e veja quanto sobra da sua consulta. Depois, baixe o app adm.doctor.