Como trocar de contador sendo médico, sem dor de cabeça?

A troca dá medo porque parece que algo vai se perder no caminho. Na prática, o risco está em três pontos: o mês que fica "sem dono", o pró-labore que muda sem ninguém perceber e as senhas que ficam com o escritório antigo. Abaixo, como fechar cada um, com conta em reais. E o prazo não deve assustar: o novo contador já pode cuidar da empresa a partir do mês seguinte ao fim do contrato; os 30 a 60 dias são para fechar a papelada com o antigo.

Quando vale a pena trocar de contador sendo médico?

Preço sozinho raramente é o motivo certo. Estes sinais pesam mais:

• Ninguém revisou o seu regime. Regime é a forma como a empresa paga imposto (como Simples Nacional ou Lucro Presumido). Se o contador nunca refez essa conta com você, pode estar sobrando dinheiro na mesa. Compare em Simples ou Lucro Presumido.
• A empresa está no Anexo V sem você saber por quê. No Simples, a empresa médica paga a partir de 6% (Anexo III) se a folha, incluindo o pró-labore (o salário que você tira da própria empresa; veja quanto de pró-labore tirar), for 28% ou mais do faturamento. Essa conta se chama Fator R. Abaixo de 28%, cai no Anexo V, que começa em 15,5% (Lei Complementar 123/2006, art. 18). Veja como sair do Anexo V.
• O hospital desconta imposto da nota e ninguém abate na guia. Esse desconto é adiantamento do imposto. Se não for abatido, você paga duas vezes. Esse risco é maior no Lucro Presumido, em que o hospital desconta vários impostos federais; no Simples, em geral, só o ISS (o imposto da prefeitura) é descontado. Entenda a retenção na nota do plantão.
• Guia chegando em cima da hora, ou multa por atraso que você não causou.
• Demora para responder ou resposta que você não entende.
• A sua vida mudou e o serviço não acompanhou: mais hospitais, consultório particular, um sócio novo.

Quanto custa ficar com o contador errado?

Exemplo ilustrativo: médico sozinho na empresa, no Simples Nacional, faturando R$ 15.000 por mês há 12 meses (R$ 180 mil no ano). A conta soma tudo o que sai: o DAS (a guia única do Simples), o INSS de 11% que o sócio paga sobre o pró-labore (Lei 8.212/1991, art. 30, §4º, e Lei 10.666/2003, art. 4º) e o imposto de renda descontado do pró-labore (IRRF), que aqui fica zerado pela redução de 2026 para quem recebe até R$ 5.000 (Lei 15.270/2025).

Situação	Total do mês (DAS + INSS + IRRF)
Pró-labore esquecido em 1 salário mínimo (R$ 1.621): Fator R abaixo de 28%, Anexo V, 15,5% (R$ 2.325 de DAS + R$ 178 de INSS)	R$ 2.503
Pró-labore acompanhado em 28% do faturamento (R$ 4.200): Anexo III, 6% (R$ 900 de DAS + R$ 462 de INSS)	R$ 1.362
Diferença	R$ 1.141 por mês, cerca de R$ 13.700 por ano

A diferença já desconta o INSS a mais que o pró-labore maior custa (R$ 284 por mês). As regras do Anexo III com pró-labore de 28% estão na Lei Complementar 123/2006, art. 18, §5º-B, XIX (medicina no Anexo III), e §5º-M, I (Anexo V quando a folha fica abaixo de 28%). A conta completa, faixa por faixa, está em Fator R para médico.

Para comparar: entre dois contadores para médico, a diferença de mensalidade costuma ficar em algumas centenas de reais. O serviço mal feito pesa muito mais que o preço.

Ver quanto eu pagaria no simulador

Outro custo escondido é a guia paga com atraso. A multa é de 0,33% por dia, até 20%, mais juros pela Selic (Lei 9.430/1996, art. 61). Um DAS de R$ 900 pago 30 dias depois do prazo leva R$ 89,10 de multa, fora os juros.

O que diz a regra dos contadores, e como ela protege você?

A troca tem regra escrita, e ela protege você:

• Distrato é obrigatório. Quando o contrato acaba, o contador e o cliente assinam um distrato que diz até quando cada um é responsável (Resolução CFC 1.590/2020, art. 6º).
• O distrato diz como e quando os papéis voltam. Livros, arquivos e declarações já entregues são devolvidos a você do modo e na data que o distrato marcar (art. 9º). A regra não fixa um número de dias: por isso o prazo precisa estar escrito.
• O mês que já passou é do contador antigo. As declarações de um mês em que ele ainda cuidava da empresa são dele, ainda que a data de entrega caia depois do fim do contrato. Só muda se o contrato disser outra coisa, por escrito (art. 10).
• O antigo avisa o novo sobre o que ele precisa saber da sua empresa (art. 8º).
• Reter documentos de forma abusiva é proibido, inclusive para forçar o pagamento de mensalidade atrasada (Código de Ética do Contador (NBC PG 01), item 5, alínea l). Se houver dívida, ela se cobra à parte; os seus papéis não ficam presos.

Passo 1: o que conferir no contrato atual?

Procure três cláusulas:

1. Aviso prévio: quantos dias antes você precisa avisar. Todo contrato de contador tem de trazer esse prazo (Resolução CFC 1.590/2020, art. 2º).
2. Multa: se existe e quanto é. Exemplo: um contrato com multa de duas mensalidades de R$ 400 custa R$ 800 para sair sem cumprir o aviso. Cumprindo o aviso, em geral não há multa; confira no seu.
3. Entrega dos documentos: se já diz como e quando eles serão devolvidos.

Passo 2: como escolher o novo contador antes de sair do antigo?

Nunca avise o antigo antes de ter o novo. Faça estas perguntas:

• Quantos médicos que dão plantão vocês atendem?
• Vocês revisam o meu regime todo ano, com a conta por escrito?
• Quem acompanha o Fator R e me avisa se o pró-labore ficar curto?
• Quem emite as notas dos hospitais: eu ou vocês?
• O que está fora da mensalidade (declaração de imposto de renda pessoa física, alteração do contrato social)?
• Tem taxa para entrar ou multa para sair?

Confira também o registro do contador no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do seu estado. Mais critérios em como funciona a contabilidade para médico e quanto custa.

Passo 3: como avisar o contador atual?

Por escrito, com data. Um e-mail serve. Diga:

• que o contrato termina no último dia de um mês (fica mais fácil dividir quem faz o quê);
• que você quer assinar o distrato;
• a lista de documentos que quer receber (veja o passo 5);
• quem vai receber os documentos, se for o novo escritório. A regra permite indicar um representante por escrito (Resolução CFC 1.590/2020, art. 7º).

Passo 4: como assinar o distrato e dividir os meses entre o antigo e o novo?

O distrato é o papel que encerra o contrato. Ele deve dizer três coisas: a data em que o contrato termina, qual mês fica com cada contador e a lista dos documentos que voltam para você, com o prazo de entrega. Para dividir os meses, pense em "mês trabalhado", não em "dia da troca". Exemplo com 30 dias de aviso:

Data	O que acontece	Quem faz
2 de março	Você avisa por escrito; contrato termina em 31 de março	Você
Março	Notas, pró-labore e imposto de março	Contador antigo
Até 20 de abril	DAS de março (o Simples vence no dia 20 do mês seguinte; Lei Complementar 123/2006, art. 21)	Contador antigo calcula, mesmo vencendo depois do fim do contrato
Abril em diante	Notas, pró-labore e imposto de abril	Contador novo

Escreva essa divisão no distrato. Assim nenhum mês fica sem dono, e ninguém faz o mesmo mês duas vezes.

Passo 5: que documentos pedir ao contador antigo?

Documento	Para que serve
Contrato social e alterações, cartão CNPJ	Mostram quem são os sócios e a atividade da empresa
Apurações do imposto e comprovantes pagos (DAS no Simples; DARF, a guia federal, no Lucro Presumido)	Provam o que já foi pago e evitam pagar de novo
Histórico do Fator R e da folha do pró-labore	O novo contador precisa dos 12 meses anteriores para calcular o próximo DAS
Livros da empresa (Diário e Razão) e balanço	Registram entradas e saídas; permitem distribuir lucro acima da presunção. Esse lucro chega ao sócio sem a retenção de 10% de imposto de renda, que só vale quando a mesma empresa paga a ele mais de R$ 50 mil no mês, e aí incide sobre o total (Lei 15.270/2025). Veja o que muda nos dividendos em 2026
Declarações anuais já entregues (DEFIS no Simples ou ECF no Lucro Presumido; DMED, a declaração dos pagamentos de pacientes)	Mostram o que a Receita já sabe da empresa
Informes de rendimentos do sócio	Você usa na sua declaração de imposto de renda
Parcelamentos, débitos e avisos da Receita ou da prefeitura	Nada de surpresa depois
Inscrição municipal, alvará e registro da empresa no CRM (o CRM-PJ)	Licenças da empresa; veja o que é o CRM-PJ

Peça os arquivos digitais, não só PDF. Guarde tudo por pelo menos 5 anos: é o prazo em que a Receita ainda pode cobrar um imposto (Código Tributário Nacional, art. 173). A lei manda guardar até o fim do prazo de cobrança, que às vezes passa disso (art. 195, parágrafo único). A lista do mês a mês está em que documentos mandar para a contabilidade.

Passo 6: como trocar senhas, procurações e certificado?

É aqui que a troca costuma falhar. Faça no mesmo dia em que o contrato termina:

1. Procuração na Receita. Procuração é a autorização para o contador mexer na sua empresa no site da Receita (o e-CAC). Cancele a do antigo e dê uma ao novo. Com conta gov.br prata ou ouro, faz-se pela internet; vale por até 5 anos ou pelo prazo que você escolher (gov.br: procuração para o e-CAC).
2. Código de acesso do Simples. Se a empresa é do Simples, gere um código novo no Portal do Simples Nacional. O antigo deixa de valer.
3. Certificado digital. É a assinatura eletrônica da empresa. Se o arquivo ficou com o escritório antigo, o mais seguro é emitir um novo (de R$ 160 a R$ 280 por ano no mercado). Veja se o médico precisa de certificado digital.
4. Senha da nota fiscal. Troque a senha do emissor de nota da prefeitura ou do Emissor Nacional. Veja o que muda com a NFS-e nacional.
5. Prefeitura e CRM. Alguns cadastros guardam o nome do escritório que cuida da empresa. Peça ao novo contador para olhar cada um e pôr o nome dele no lugar do antigo.

Passo 7: o que o novo contador deve revisar nos primeiros 60 dias?

• Certidões da empresa: se há débito em aberto na Receita e na Procuradoria da Fazenda (a certidão federal já inclui o INSS) e na prefeitura.
• Regime e Fator R: se o regime ainda é o melhor. Atenção: a escolha do Simples só pode ser feita em janeiro, para valer o ano todo (Lei Complementar 123/2006, art. 16). Se o regime estiver errado em maio, a correção vale para o ano seguinte.
• Retenções: retenção é o imposto que o hospital desconta da nota e paga no seu lugar. No Lucro Presumido, em regra, são 6,15%: 4,65% de CSLL, COFINS e PIS (Lei 10.833/2003, arts. 30 e 31) e 1,5% de imposto de renda (Decreto 9.580/2018, art. 714). Numa nota de R$ 10.000, são R$ 615 que precisam ser abatidos nas guias. Empresa do Simples fica fora dos 4,65% (Lei 10.833/2003, art. 32) e também da retenção de 1,5% de imposto de renda (Instrução Normativa RFB 765/2007). Se o hospital descontou algum desses valores de uma empresa do Simples, o novo contador deve pedir a correção.
• Pró-labore: valor, INSS de 11% do sócio e imposto de renda descontado na fonte, todo mês. Veja como definir o pró-labore.
• Primeiro DAS ou DARF feito pelo novo: confira o valor com o mês anterior. Diferença grande pede explicação.

Posso trocar de contador no meio do ano?

Pode. Quem cuida da empresa muda em qualquer mês. O que só muda em janeiro é o regime do Simples, e isso não depende de trocar de contador. Se puder escolher, fechar o ano com o antigo e começar janeiro com o novo junta as duas coisas: o novo já entra revisando o regime.

E se o contador antigo não devolver os documentos?

1. Peça de novo por escrito, citando o distrato e o prazo combinado.
2. Lembre que o Código de Ética do Contador proíbe reter documentos de forma abusiva, mesmo para cobrar mensalidade em atraso.
3. Sem resposta, faça uma denúncia ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do estado do escritório.
4. Enquanto isso, boa parte das informações você recupera direto na Receita e no Portal do Simples, com a sua conta gov.br e o código de acesso novo.

Onde a adm.doctor entra nessa troca?

Muita gente troca de contador porque a rotina, não a contabilidade, é que pesa: emitir nota em cada hospital, descobrir se o hospital pagou, pagar a guia no prazo e passar o dinheiro da conta da empresa para a conta pessoal. No app adm.doctor:

• o nosso time emite a nota fiscal para o hospital, a clínica ou o laboratório;
• no Associado, o imposto é pago antes do repasse, e o PIX que cai na sua conta pessoal já é o valor líquido, sem guia para pagar depois;
• você vê, para cada hospital, se a fatura está a receber ou já foi paga;
• precisa do dinheiro antes? Fale com a gente no WhatsApp para saber se o seu plantão pode ser antecipado;
• atendeu particular? O app emite a nota e gera um link de pagamento.

Para a parte contábil, há dois caminhos: ser Associado da adm.doctor (você não precisa ter empresa própria) ou ter a sua própria empresa cuidada pelo time contábil da adm.doctor. O simulador compara os dois com o que você paga hoje. Para começar: baixe o app, envie cópia do CRM, do CPF e um comprovante de endereço e assine o contrato pelo celular. Sem taxa de adesão e sem multa de rescisão. Os passos de distrato, documentos e senhas com o escritório antigo continuam valendo como descritos acima.

Baixe o app adm.doctor ou fale com a gente.

De onde vêm as regras e os números?

Troca de contador: Resolução CFC 1.590/2020, arts. 2º e 6º a 10, e Código de Ética do Contador (NBC PG 01), item 5, alínea l. Simples Nacional, Anexos III e V, Fator R, vencimento do DAS e opção em janeiro: Lei Complementar 123/2006, arts. 16, 18 (§5º-B, XIX, e §5º-M, I) e 21. Multa e juros por atraso: Lei 9.430/1996, art. 61. Retenção de 4,65%: Lei 10.833/2003, arts. 30 a 32; de 1,5% de IR: Decreto 9.580/2018, art. 714; dispensa para o Simples: Instrução Normativa RFB 765/2007. Responsabilidade do contador: Código Civil, art. 1.177, parágrafo único. INSS de 11% do pró-labore: Lei 8.212/1991, art. 30, §4º, e Lei 10.666/2003, art. 4º. Redução do imposto de renda até R$ 5.000 e retenção de 10% sobre lucro acima de R$ 50 mil por mês: Lei 15.270/2025. Prazo de 5 anos e guarda dos documentos: Código Tributário Nacional, arts. 173 e 195. Procuração: gov.br. Prazos e serviços da Receita Federal.

Os exemplos são ilustrativos, com regras de 2026 (salário mínimo de R$ 1.621), empresa de 1 sócio, faturamento igual nos 12 meses e sem dependentes no imposto de renda. O prazo de 30 a 60 dias é uma estimativa prática, não uma regra; o seu depende do aviso prévio do contrato. Multa de contrato e preço de certificado são exemplos de mercado, não valores oficiais.

Perguntas rápidas

Preciso fechar a empresa ou mudar o CNPJ para trocar de contador?

Não. A empresa continua a mesma. Muda só quem cuida dela, e as senhas e procurações.

Quanto tempo leva a troca?

Em geral, de 30 a 60 dias. O que mais pesa é o aviso prévio do contrato antigo e a entrega dos documentos.

O contador pode segurar meus documentos se eu estiver devendo?

Não de forma abusiva. O Código de Ética do Contador proíbe reter documentos de forma abusiva, inclusive para forçar o pagamento. A dívida se cobra à parte.

O último mês com o escritório antigo fica com quem?

A apuração e as declarações desse mês ficam com o antigo, ainda que o prazo caia depois do fim do contrato. Quem paga a guia é sempre a empresa. Só muda se o contrato disser outra coisa, por escrito.

A Receita precisa saber que mudei de escritório?

Não há papel para mandar à Receita. O que muda é quem tem acesso: tire o acesso do escritório antigo ao site da Receita (o e-CAC), dê acesso ao novo e crie um código novo no Portal do Simples. Com isso, a Receita já sabe com quem falar.

Trocar de escritório tem algum gasto?

Em geral, nada além da multa do contrato antigo, se você não cumprir o aviso prévio, e de um certificado digital novo, se o antigo ficou com o escritório (de R$ 160 a R$ 280 por ano).

Dá para mudar de Simples para Lucro Presumido na troca?

Só a partir de janeiro. O novo contador pode refazer a conta agora, mas a mudança vale para o ano seguinte.

Posso trocar de contador com imposto atrasado ou débito na Receita?

Pode. A dívida é da empresa, não do escritório. O novo contador puxa as certidões (os papéis que mostram se há débito) e vê se dá para parcelar.

Quem responde por um erro que o contador antigo fez?

Diante da Receita, quem responde é a empresa: ela paga o imposto e a multa. Mas o contador responde perante você pelo erro que causou por culpa, e você pode cobrar dele o prejuízo ( Código Civil , art. 1.177, parágrafo único).

Tem um modelo de e-mail para avisar o contador?

Quatro linhas bastam: "Olá, [nome]. Aviso que o contrato de contabilidade da [empresa], CNPJ [número], termina em [último dia do mês]. Peço o distrato, com a divisão dos meses, e a entrega dos documentos da empresa até [data]. Os documentos podem ser entregues a [novo escritório], que autorizo a recebê-los. Obrigado(a), [seu nome]."

A adm.doctor cobra taxa de entrada ou multa para sair?

Não. Sem taxa de adesão e sem multa de rescisão. O valor do seu caso aparece no simulador.