Documentos para a contabilidade do médico PJ: lista do mês

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Resposta curta

Todo mês, o médico PJ manda ao contador as notas fiscais emitidas, o extrato da conta da empresa (e das aplicações), o recibo do pró-labore, os comprovantes das guias pagas e das despesas da empresa, mais o demonstrativo de cada hospital que reteve imposto na nota. Em geral, até o 5º dia útil do mês seguinte.

Parece pouco, e é. O problema é que, com três ou quatro hospitais pagando em datas diferentes, sempre falta um papel. Abaixo, a lista item por item, o porquê de cada um, um exemplo em reais do que custa esquecer e um calendário do mês.

A lista do mês
O que avisar, mesmo sem papel
Quanto custa esquecer o demonstrativo
Simples Nacional ou Lucro Presumido
O calendário do mês
O que não precisa mandar
Por quanto tempo guardar
Com a adm.doctor

Quais documentos o médico PJ manda todo mês?

Documento	Onde você acha	Para que o contador usa
Notas fiscais emitidas no mês (para hospital, clínica, laboratório e paciente particular)	No portal de notas da prefeitura ou no sistema que emite a sua nota	Somar o faturamento e calcular o imposto do mês
Demonstrativo de pagamento de cada hospital	No e-mail ou no portal do hospital, junto do pagamento	Ver quanto o hospital já descontou de imposto na fonte, para não pagar de novo
Extrato da conta da empresa (o mês inteiro, do dia 1 ao último dia)	No aplicativo do banco PJ, em PDF ou OFX (o arquivo de extrato que o sistema do contador lê sozinho)	Conferir se cada nota foi paga e registrar cada saída
Extrato de aplicações da empresa, se houver	No mesmo banco, em outra aba	O rendimento da aplicação é receita da empresa e tem imposto próprio
Recibo do pró-labore, se você tira um	Quem faz é o contador; você confere o valor e guarda	Calcular o INSS do mês, no Simples e no Lucro Presumido, e, no Simples, o Fator R
Comprovantes das guias pagas (DAS, DARF, guia do ISS)	No aplicativo do banco, depois de pagar	Provar que o imposto foi pago e fechar o mês sem pendência
Comprovantes de despesas da empresa, com nota no CNPJ	Com quem vendeu: CRM da empresa, certificado digital, aluguel de sala, o próprio contador	Registrar o gasto nos livros da empresa

Termos da tabela: DAS é a guia única de quem está no Simples Nacional, o regime simplificado para pequenas empresas. DARF é a guia de imposto federal, usada no Lucro Presumido e para o INSS do sócio. ISS é o imposto da prefeitura sobre serviços. Imposto retido na fonte é a parte que o hospital desconta da nota antes de pagar e recolhe no seu lugar.

E o que eu aviso, mesmo sem papel?

Algumas coisas não vêm em documento, mas mudam a conta. Mande uma mensagem ao contador quando:

Começou a dar plantão num hospital novo. Ele precisa saber quem paga você e se esse hospital retém imposto.
Quer mudar o pró-labore, o salário que você tira da sua própria empresa. Ele muda o INSS, o imposto de renda e, no Simples, pode mudar a faixa de imposto (veja abaixo).
Atendeu paciente particular pela empresa. Essas notas entram na DMED, a declaração anual de serviços de saúde que a empresa entrega à Receita até o último dia útil de fevereiro (Receita Federal). Quem atende como pessoa física, sem CNPJ, emite o recibo no Receita Saúde: veja como funciona o recibo do Receita Saúde.
Vai dar acesso ao contador. Ele não precisa da sua senha. Na Receita, você dá a ele uma procuração eletrônica no e-CAC, o portal de serviços da Receita. Na prefeitura, ele pede acesso de contador ao portal de notas. Assim ele baixa as notas em XML, o arquivo que o sistema dele lê sozinho.
Mudou de banco. Avise e mande o extrato da conta nova, para nenhum pagamento ficar de fora.
Mudou de endereço ou entrou um sócio. Isso pede alteração do contrato social, o documento de criação da empresa, e dos cadastros: CNPJ na Receita, inscrição na prefeitura e registro da empresa no CRM.

Por que esquecer um papel sai caro? Um exemplo em reais

Imagine uma médica com empresa no Lucro Presumido, um dos regimes de imposto da PJ. Em outubro ela emitiu R$ 18.000 em notas para três hospitais. Um deles pagou uma nota de R$ 6.000 e reteve 6,15% na fonte: 1,5% de IR, o imposto de renda retido na fonte (IRRF), e 4,65% de PIS, COFINS e CSLL, outros três impostos federais (Lei 10.833/2003, art. 30; RIR/2018, art. 714).

Situação	Valor
Nota do Hospital B (bruto)	R$ 6.000,00
Retido pelo hospital (6,15%)	R$ 369,00
Valor que caiu na conta da empresa	R$ 5.631,00
Se o contador não recebe o demonstrativo: guia calculada como se nada tivesse sido pago	Pode pagar R$ 369,00 duas vezes

Um contador atento pode notar que caiu R$ 5.631, e não R$ 6.000, no extrato. Mas, sem o demonstrativo, ele não sabe o que foi descontado. Se pagar a mais, dá para pedir de volta depois, mas dá trabalho e demora. Com o demonstrativo, o contador abate o que já foi retido, porque cada valor descontado conta como imposto já pago (Lei 10.833/2003, art. 36). Os R$ 219 de PIS e COFINS (R$ 39 + R$ 180) saem das guias do mês. Os R$ 60 de CSLL e os R$ 90 de IR saem das guias do trimestre, porque no Lucro Presumido a CSLL e o IRPJ são apurados a cada 3 meses (Lei 9.430/1996, arts. 1º e 28). A retenção costuma vir escrita na própria nota de serviço (NFS-e, a nota fiscal eletrônica); o demonstrativo serve para conferir o que o hospital de fato descontou. Se a lei da cidade do hospital mandar, ele também retém o ISS, e o demonstrativo mostra isso. Entenda melhor em por que o hospital desconta imposto da nota do plantão.

O contrário também acontece: uma nota que não chega ao contador some do faturamento, o imposto sai menor do que devia e, mais tarde, a Receita cobra a diferença com multa e juros.

Muda alguma coisa no Simples Nacional ou no Lucro Presumido?

A lista básica é a mesma. Mudam as guias e o que o contador vigia com mais cuidado.

Regime	Guias	O documento que mais pesa
Simples Nacional	Um DAS, que vence no dia 20 do mês seguinte (LC 123/2006, art. 21), mais o DARF do INSS do pró-labore, também no dia 20. A empresa do Simples não sofre a retenção de 4,65% de PIS, COFINS e CSLL na nota (Lei 10.833/2003, art. 32).	O recibo do pró-labore. No Simples, o Fator R decide a faixa de imposto. Ele é a folha dos últimos 12 meses (o pró-labore e, se houver, salários de funcionários com encargos) dividida pelo faturamento dos mesmos 12 meses. Com 28% ou mais, o imposto começa em 6% (tabela do Anexo III); abaixo, começa em 15,5% (tabela do Anexo V) (LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-J, 5º-M e 24). Veja como funciona o Fator R.
Lucro Presumido	Várias guias, e nem todas são mensais: PIS e COFINS todo mês; IRPJ e CSLL (imposto de renda e contribuição sobre o lucro da empresa) a cada 3 meses (Lei 9.430/1996, arts. 1º, 5º e 28); a guia do ISS da prefeitura; e o DARF do INSS do pró-labore, no dia 20.	Os demonstrativos dos hospitais, porque é aqui que aparece imposto retido na nota.

Sobre o pró-labore, a empresa desconta 11% de INSS, a contribuição para a sua aposentadoria, até o teto de R$ 8.475,55 por mês em 2026 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026; Lei 8.212/1991, art. 30, § 4º; Lei 10.666/2003, art. 4º). Esse valor é pago por DARF até o dia 20 do mês seguinte (Lei 8.212/1991, art. 30, I, b). Com um pró-labore de 1 salário mínimo (R$ 1.621 em 2026), a conta fica assim:

INSS sobre pró-labore de R$ 1.621	Simples Nacional (Anexo III ou V)	Lucro Presumido
Seus 11%, descontados do pró-labore	R$ 178,31	R$ 178,31
Parte da empresa (INSS patronal)	Já vem dentro do DAS (LC 123/2006, art. 13, VI)	R$ 324,20, ou 20% sem teto (Lei 8.212/1991, art. 22, III)
INSS pago à parte, por mês	R$ 178,31	R$ 502,51

Na dúvida entre os dois regimes, compare em Simples ou Lucro Presumido: qual paga menos.

Como fica o calendário do mês?

Dia 1 ao último dia: emita a nota de cada plantão e guarde o demonstrativo de cada pagamento numa pasta só, com o nome do mês (por exemplo, "2026-10").
Até o 5º dia útil do mês seguinte: mande a pasta ao contador. Esse prazo é do contrato com o escritório, não da lei: confira o seu.
Por volta do dia 10: o contador devolve as guias do mês.
Até o dia 20: pague o DAS (no Simples) e o DARF do INSS do pró-labore. Se o dia 20 não for dia útil, o INSS vence no dia útil anterior: antecipa, não adia. O DAS também muda de data; o contador avisa. As guias do Lucro Presumido têm datas próprias (PIS e COFINS vencem no dia 25), que também vêm na mensagem dele.
Depois de pagar: mande o comprovante. É ele que fecha o mês.

Os prazos oficiais de cada guia estão na agenda tributária da Receita Federal.

O que não precisa mandar?

Gastos pessoais pagos com o seu cartão de pessoa física, como mercado e escola dos filhos. Eles não são da empresa. Despesa de saúde e educação é assunto da sua declaração de imposto de renda, uma vez por ano. Veja o que você pode deduzir.
Escala de plantão e folha de ponto. Guarde, porque provam o serviço se houver dúvida, mas o contador trabalha com a nota e o extrato.
Documentos que o contador já tem, como contrato social e cartão do CNPJ, a não ser que tenham mudado.

Quer saber o que pode ser pago pela empresa? Leia o que o médico pode pagar pelo CNPJ. A regra de ouro: conta da empresa só para gastos da empresa. Misturar as duas é o que mais gera pergunta do contador.

Por quanto tempo eu guardo esses documentos?

Guarde por pelo menos 5 anos. A empresa precisa manter a contabilidade em ordem (Código Civil, art. 1.179) e conservar os livros e papéis até acabar o prazo em que a Receita ainda pode cobrar o imposto (Código Civil, art. 1.194). Esse prazo, em geral, é de 5 anos (Código Tributário Nacional, arts. 173 e 195). Uma pasta digital por mês resolve: PDF ocupa pouco espaço e não some na mudança.

Com a adm.doctor, o que eu ainda mando?

Para usar a adm.doctor, você não precisa abrir CNPJ: o cadastro pede só CRM, CPF e comprovante de endereço. Se você já tem empresa e contador, fale com a gente pelo WhatsApp para ver como fica o seu caso. No app, a parte que mais dá trabalho na lista acima já fica pronta:

Notas dos hospitais: o time da adm.doctor emite a nota dos hospitais, clínicas e laboratórios cadastrados. Você só confere no app.
Guias de imposto: no plano Associado, o imposto é pago antes do repasse. Não há DAS nem DARF para você pagar depois, nem comprovante para devolver.
Recebimento: no plano Associado, o PIX líquido, já descontado o imposto da nota, cai na sua conta pessoal. Cada fatura mostra no app se está a receber ou paga, hospital por hospital.
Paciente particular: o app emite a nota e gera um link de pagamento para você mandar.

Os documentos do cadastro vão uma vez só, tudo pelo celular, sem taxa de adesão e sem multa de rescisão. Começou num hospital novo? Informe o hospital, a clínica ou o laboratório pelo WhatsApp, e o nosso Concierge faz o cadastro por você.

Veja no simulador quanto sobra do seu plantão ou baixe o app adm.doctor.

Perguntas rápidas

Até que dia mando os documentos ao contador?

A maioria dos escritórios pede até o 5º dia útil do mês seguinte. O prazo está no seu contrato com a contabilidade.

Preciso mandar o extrato da minha conta pessoal?

Não. Só o extrato da conta da empresa. Gastos pessoais entram na sua declaração anual de imposto de renda.

O hospital descontou imposto da nota. Mando o quê?

O demonstrativo de pagamento do hospital. Sem ele, o contador pode cobrar de novo um imposto que já foi pago.

O contador precisa da minha senha?

Não. Na Receita, você dá a ele uma procuração eletrônica no e-CAC, o portal de serviços da Receita. Na prefeitura, ele usa o acesso de contador ao portal de notas. Nenhum dos dois pede a sua senha.

Posso mandar foto pelo WhatsApp ou precisa ser PDF?

Foto serve para recibo de despesa, se estiver nítida e o contador aceitar. Para nota fiscal, extrato e demonstrativo, mande o PDF que o próprio sistema gera: é o documento original e não perde informação.

O que é OFX?

É um arquivo de extrato que o aplicativo do banco gera. O sistema do contador lê sozinho cada entrada e saída, sem digitar nada. Procure por "exportar extrato" no app do banco PJ.

Não teve plantão no mês. Ainda mando algo?

Sim. Mande o extrato da empresa e avise que não houve nota. Com pró-labore, o INSS do sócio continua todo mês.

Por quanto tempo guardo as notas e os comprovantes?

Pelo menos 5 anos, que é o prazo em que a Receita ainda pode cobrar o imposto.

Na adm.doctor eu mando nota e guia todo mês?

No plano Associado, não. O time emite a nota dos hospitais cadastrados e o imposto é pago antes do repasse. Se você tem empresa própria, fale com a gente pelo WhatsApp para ver como fica o seu caso. No cadastro, você envia cópia do CRM, do CPF e um comprovante de endereço.