Resposta curta
Para fazer o livro-caixa do médico, lance cada despesa do consultório no Carnê-Leão Web, no mês em que pagou, com comprovante no seu CPF. Quando as despesas passam do desconto simplificado de R$ 607,20 por mês, cada R$ 1.000 a mais tira R$ 275 do imposto na faixa de 27,5%.
O livro-caixa é a lista das despesas do seu trabalho como autônomo (sem carteira assinada) que a lei deixa abater do imposto de renda. Aluguel da sala, secretária, internet e material do consultório entram. Carro, equipamento e gastos da família, não. A regra está no art. 6º da Lei 8.134/1990.
Hoje ninguém precisa comprar livro de papel nem registrar nada em cartório. Basta o Carnê-Leão Web e o comprovante guardado. Atenção: quem não lança nada já tem um desconto automático de R$ 607,20 por mês, o desconto simplificado da tabela mensal de 2026. O livro-caixa ganha dele quando as suas despesas (somadas ao seu INSS e aos dependentes) passam desse valor. Daí em diante, na faixa de 27,5%, cada R$ 1.000 de despesa aceita tira R$ 275 do imposto.
Quem precisa fazer livro-caixa? Veja o seu caso
O livro-caixa só existe para quem recebe como pessoa física, sem vínculo de emprego. Ele não é obrigatório: é um direito. Sem ele, você só abate o desconto simplificado de R$ 607,20 por mês, um valor fixo que a Receita dá a todos. Com ele, abate o que gastou de verdade, e isso costuma ser muito mais. A página oficial da Receita explica quem pode usar.
| Como você recebe | Livro-caixa serve? | Por quê |
|---|---|---|
| Paciente paga a consulta no seu CPF | Sim | As despesas abatem o carnê-leão (o imposto mensal sobre o que vem de pessoa física) já no mês |
| Hospital paga o plantão no seu CPF por RPA (recibo de autônomo, em que o hospital já desconta imposto) | Sim | Se você recebe só de empresas, as despesas não mudam o desconto do mês, mas abatem na declaração anual (no modelo completo). Se também recebe de paciente no CPF, o valor do RPA soma no limite de despesas do mês (Receita) |
| Salário de carteira assinada (CLT) ou bolsa de residência | Não | Livro-caixa não abate renda de emprego |
| Tudo entra na sua empresa (CNPJ), com nota fiscal | Não, no CPF | A renda é da empresa. A despesa do consultório é paga e lançada pela empresa, com o contador |
| Parte no CPF, parte na empresa | Só para a parte do CPF | A mesma despesa não pode ser abatida duas vezes, no CPF e na empresa |
O que entra no livro-caixa e o que fica de fora?
A regra de ouro: a despesa tem de ser necessária para você trabalhar e receber, tem de ser paga por você e tem de ter comprovante. A lista abaixo segue a Receita Federal.
| Pode abater | Não pode abater |
|---|---|
| Aluguel, condomínio e IPTU da sala do consultório | Compra de equipamento, computador, maca ou móvel (dura mais de um ano: é investimento, não despesa) |
| Salário da secretária com carteira assinada, com os encargos (INSS e FGTS que você paga por ela) | Depreciação (o desgaste do equipamento com os anos) e leasing (aluguel com opção de compra) |
| Luz, água, telefone e internet do consultório | Carro, combustível, estacionamento, seguro e IPVA |
| Material de consumo: luvas, descartáveis, papel, produtos de limpeza | Conserto e reforma de imóvel que é seu |
| Serviço de terceiros sem vínculo: contador, faxina, manutenção do equipamento | O seu próprio INSS (ele já é abatido em outro campo do carnê-leão) |
| Anuidade do CRM e de sociedade médica da sua área | Gastos pessoais e da família |
| Congresso: inscrição, hospedagem e publicações, se ninguém reembolsou | Despesa do acompanhante no congresso |
| Propaganda do consultório, livros e roupas especiais do trabalho | Nota sem o seu nome ou CPF, cupom de caixa e recibo sem identificação |
Três dúvidas que aparecem sempre
- Comprei um aparelho de R$ 40.000. Abato? Não. Equipamento dura anos, então a Receita não aceita como despesa. O que você gasta para o aparelho funcionar (manutenção, peças de consumo) entra.
- Pago um curso de especialização. Não está na lista oficial do livro-caixa. Na dúvida, não lance: pergunte ao seu contador antes.
- Paguei em janeiro um serviço feito em dezembro. Vale a data do pagamento. A despesa entra em janeiro.
A lista completa de despesas que o médico pode abater, inclusive fora do livro-caixa (saúde, educação, dependentes), está em quais despesas o médico pode deduzir no imposto de renda.
Quanto o livro-caixa economiza? A conta em reais
Imagine um mês de consultório particular, com tudo pago no seu CPF. Para a conta ficar clara, deixamos de fora o INSS e os dependentes. Sem livro-caixa, o médico usa o desconto simplificado de R$ 607,20, que a Receita dá a quem não tem outra dedução.
| Item do mês | Sem livro-caixa | Com livro-caixa |
|---|---|---|
| Recebido de pacientes | R$ 15.000,00 | R$ 15.000,00 |
| Aluguel e condomínio da sala | - | − R$ 3.000,00 |
| Secretária com carteira, com encargos | - | − R$ 2.600,00 |
| Luz, telefone e internet | - | − R$ 400,00 |
| Material de consumo | - | − R$ 300,00 |
| Contador | - | − R$ 400,00 |
| Desconto simplificado (fixo, da tabela de 2026) | − R$ 607,20 | Não se usa (as despesas valem mais) |
| Base de cálculo (o valor sobre o qual o imposto é cobrado) | R$ 14.392,80 | R$ 8.300,00 |
| Imposto: base × 27,5% − R$ 908,73 (a parcela a deduzir, um valor fixo da tabela que se tira do resultado) | R$ 3.049,29 | R$ 1.373,77 |
As despesas somaram R$ 6.700 e o imposto do mês caiu R$ 1.675,52. Em 12 meses iguais, são R$ 20.106,24 a menos. E o INSS que você paga como autônomo (20% do que recebe, até o teto) também abate, em outro campo do carnê-leão: cada R$ 1.000 de INSS tira mais R$ 275 do imposto nessa faixa. Os R$ 908,73 são a parcela a deduzir, e os R$ 607,20 são o limite mensal do desconto simplificado, os dois da tabela mensal de 2026 da Receita. O desconto simplificado substitui as outras deduções (INSS, dependentes, pensão e livro-caixa): o sistema usa um ou outro, nunca os dois. Quem recebe até R$ 7.350 no mês ainda tem o desconto extra de 2026, criado pela Lei 15.270/2025. Veja a tabela inteira em como funciona o carnê-leão do médico.
Compare com a empresa no simulador
Passo a passo: como fazer o livro-caixa
- Separe as contas. Use uma conta bancária e um cartão só para o consultório. Fica fácil achar cada pagamento, e o extrato vira a sua prova.
- Peça comprovante no seu CPF. Nota fiscal, recibo ou boleto pago, com o seu nome, CPF, valor, data e o que foi comprado. Sem CPF, a despesa não vale.
- Entre no Carnê-Leão Web. Acesse o Carnê-Leão Web pelo e-CAC (o portal da Receita na internet), com a sua conta gov.br prata ou ouro (os níveis de segurança da conta gov.br que liberam o acesso). Na primeira vez do ano, preencha a sua ocupação na configuração inicial.
- Confira as receitas. Os recibos do Receita Saúde (o app da Receita para emitir recibo ao paciente) que você emitiu para os pacientes já aparecem no mês certo. Veja como emitir recibo no Receita Saúde.
- Lance cada despesa no mês em que pagou. Na parte de despesas do livro-caixa, informe data, valor, tipo de despesa e uma descrição curta, como "aluguel sala outubro". Veja um modelo de como fica:
Pode copiar esta tabela para uma planilha e usar como o seu controle do mês.Data do pagamento Tipo de despesa Descrição Valor Comprovante 05/10 Aluguel Aluguel sala outubro R$ 2.500,00 Boleto pago 05/10 Salário Secretária, salário de setembro R$ 2.000,00 Holerite assinado 12/10 Material de consumo Luvas e descartáveis R$ 300,00 Nota fiscal no seu CPF 20/10 Encargos INSS e FGTS da secretária R$ 600,00 Guias pagas - Gere o DARF. O DARF é a guia de imposto federal. O sistema tira as despesas, calcula o imposto e emite a guia com código 0190. Pague até o último dia útil do mês seguinte.
- Uma vez por mês, confira com o extrato. Cada pagamento do consultório no extrato tem de estar lançado e ter comprovante guardado.
Reserve 20 minutos por semana para lançar. Juntar 12 meses de papel em março é o jeito mais certo de esquecer despesa e pagar imposto a mais.
E se a despesa do mês passar do que recebi?
A sobra não se perde no mesmo ano. A lei limita o abatimento ao que você recebeu no mês, mas o que passar vai para os meses seguintes, até dezembro. O que sobrar em dezembro zera e não passa para o ano seguinte (Receita Federal). O Carnê-Leão Web faz essa conta sozinho.
| Mês | Recebido | Despesas | Base | Imposto |
|---|---|---|---|---|
| Janeiro (consultório abrindo) | R$ 4.000 | R$ 6.500 | Zero (sobram R$ 2.500) | Zero |
| Fevereiro | R$ 12.000 | R$ 6.500 + R$ 2.500 de janeiro | R$ 3.000 | R$ 55,84 |
Sem a sobra de janeiro, a base de fevereiro seria R$ 5.500 e o imposto, R$ 603,77. A sobra economizou R$ 547,93.
Atendo em casa. Posso abater o aluguel?
Em parte. Quando o consultório fica dentro da sua casa e não dá para separar o que é do trabalho e o que é da família, a Receita aceita abater um quinto (20%) do aluguel, condomínio, luz, água, gás, telefone, taxas e impostos do imóvel (regra oficial).
A internet não está nessa lista oficial: na dúvida, deixe de fora. Exemplo: aluguel de R$ 4.000, condomínio de R$ 1.000, luz de R$ 400, telefone de R$ 200 e IPTU de R$ 300 no mês. Soma: R$ 5.900. Um quinto dá R$ 1.180 por mês. Mas lembre: sem livro-caixa você já abateria R$ 607,20 de desconto simplificado. O ganho real é só a diferença, R$ 572,80, o que tira R$ 157,52 do imposto do mês na faixa de 27,5%. Se você tem outras despesas do consultório (secretária, material), elas se somam ao R$ 1.180, e o ganho cresce. Se o imóvel é seu, não há aluguel para abater, e reforma e conserto não entram.
Sou plantonista e recebo por RPA. O livro-caixa serve para mim?
Serve, e muita gente esquece. Quando o hospital paga o seu plantão no CPF, sem carteira assinada, ele já desconta o imposto na fonte, e você não paga carnê-leão sobre esse dinheiro. Mesmo assim, a Receita deixa lançar as despesas do trabalho no Carnê-Leão Web e abatê-las na declaração anual, só se você declarar no modelo completo (Receita Federal).
Exemplo: no ano, você pagou R$ 4.000 de congresso (inscrição e hotel), R$ 1.500 de anuidade do CRM e da sociedade médica e R$ 500 de livros. São R$ 6.000 a menos na base do ano. O limite é o que você recebeu como autônomo em cada mês, de pacientes e de empresas. O que passar vai para os meses seguintes, até dezembro; o que sobrar em dezembro se perde (Receita Federal). Por isso, uma despesa grande em dezembro pode não ser aproveitada inteira. Na faixa de 27,5%, isso dá até R$ 1.650 a mais de restituição (o imposto que a Receita devolve) ou a menos para pagar. Mas isso só vale no modelo completo da declaração. No modelo simplificado, a Receita dá um desconto de 20% da renda (até R$ 17.640 no ano de 2026, na declaração entregue em 2027, pela tabela anual) no lugar de todas as despesas, e os R$ 6.000 não mudam nada. O programa da declaração mostra qual dos dois modelos sai melhor para você. Entenda a diferença em quais despesas o médico pode deduzir no imposto de renda. Mais sobre o desconto do hospital em por que o hospital desconta imposto do plantão.
Que comprovante vale, e por quanto tempo guardar?
- Vale: nota fiscal, recibo assinado com CPF ou CNPJ de quem recebeu, boleto pago e holerite da secretária com as guias de INSS e FGTS. Todos em seu nome e com o seu CPF.
- Não vale: cupom de caixa sem CPF, recibo sem identificação e anotação à mão.
- Congresso: guarde também o certificado de participação.
- Por quanto tempo: por no mínimo 5 anos, contados de 1º de janeiro do ano seguinte ao da entrega da declaração. É o prazo que a Receita tem para revisar a sua declaração (art. 173 do Código Tributário Nacional).
Uma pasta no celular por mês, com foto de cada comprovante, já resolve.
E se eu lançar uma despesa que não podia?
A Receita cruza dados. O paciente informa o seu CPF quando declara a consulta, e o Receita Saúde manda os recibos direto para ela. Se o seu livro-caixa tiver despesa sem comprovante ou de um tipo proibido, ela corta a despesa, cobra o imposto que faltou, com juros, e pode aplicar multa de 75% sobre esse imposto (art. 44 da Lei 9.430/1996).
Exemplo: você lançou R$ 1.000 por mês de combustível durante o ano. São R$ 12.000 cortados, R$ 3.300 de imposto a pagar e até R$ 2.475 de multa, fora os juros. Entenda como evitar em por que o médico cai na malha fina.
E quem tem empresa, precisa de livro-caixa?
O livro-caixa do Carnê-Leão Web é do CPF. Ele não serve para o dinheiro que entra na sua empresa médica. Na empresa, quem registra receitas e despesas é o contador, na contabilidade da PJ.
A lei até fala em livro-caixa para empresas pequenas no Simples Nacional (art. 26 da Lei Complementar 123/2006) e no Lucro Presumido (art. 45 da Lei 8.981/1995). Mas é outro assunto, e é tarefa do contador. Para saber que gastos a empresa pode pagar, leia o que o médico pode pagar pelo CNPJ.
Uma decisão vale a conta: se o consultório particular cresceu e o imposto do CPF passou para a faixa de 27,5% mesmo com o livro-caixa, compare com a empresa no simulador e em médico: vale mais a pena ser PF ou PJ? Às vezes o CPF com um bom livro-caixa sai mais barato que manter uma empresa. Com R$ 15.000 por mês de consultório, como no exemplo acima, veja no simulador se a empresa sai abaixo de R$ 1.373,77 de imposto.
Onde a adm.doctor ajuda (e onde não)
Sendo direto: a adm.doctor não faz o seu livro-caixa. Ele é do seu CPF, e quem lança as despesas no Carnê-Leão Web é você. Este texto existe para você fazer isso certo.
A adm.doctor cuida do que você recebe pelo app. No plano Associado, o nosso time emite a nota, paga o imposto antes do repasse e o valor líquido cai por PIX na sua conta pessoal. Tem empresa própria? Fale com a gente. Você vê as faturas a receber com o status de cada uma e pode pedir a antecipação de um recebível (fale com a gente para saber se o seu é elegível). Para paciente particular, o app emite a nota e gera o link para ele pagar. Detalhes em como o médico PJ recebe por PIX e em como emitir nota para paciente particular.
Quer saber se compensa receber pela empresa? Faça a conta no simulador. Se já decidiu, baixe o app adm.doctor.
Perguntas rápidas
Livro-caixa é obrigatório para médico?
Não. É um direito de quem recebe como autônomo. Sem ele, você só abate o desconto simplificado de R$ 607,20 por mês, e não as despesas reais do consultório.
Preciso registrar o livro-caixa em cartório ou na Receita?
Não. Basta lançar as despesas no Carnê-Leão Web e guardar os comprovantes.
Posso abater o carro que uso para ir ao hospital?
Não. Carro, combustível, estacionamento, seguro e IPVA ficam de fora do livro-caixa do médico.
Comprei um equipamento caro. Posso abater?
Não. Equipamento e móvel duram mais de um ano e contam como investimento. Só a manutenção e as peças de consumo entram.
A sobra de despesa de dezembro passa para janeiro?
Não. A sobra passa de um mês para o outro só dentro do mesmo ano. Em janeiro, a conta começa do zero.
Plantonista com RPA pode usar livro-caixa?
Pode. Você lança as despesas no Carnê-Leão Web e abate na declaração anual, desde que declare no modelo completo. No simplificado, o desconto de 20% substitui as despesas.
Até quanto posso abater no livro-caixa?
Até o que você recebeu no mês como autônomo, de pacientes e de empresas. O que passar vai para os meses seguintes, até dezembro.
Posso abater o material que uso no paciente?
Sim, se for material de consumo do atendimento (luvas, descartáveis, curativos), pago por você e com nota no seu CPF. Aparelho e móvel não entram.
Residente ou bolsista pode usar livro-caixa?
Não sobre a bolsa: ela não é renda de autônomo. Se você também recebe de paciente ou plantão no CPF, sem vínculo, pode usar para essa parte.
Convênio que me paga no CPF entra no livro-caixa?
Entra. É renda de autônomo paga por empresa: soma no limite de despesas do mês e, se você recebe só de empresas, as despesas abatem na declaração anual (modelo completo).
A adm.doctor faz o meu livro-caixa?
Não. Ele é do seu CPF e é feito por você no Carnê-Leão Web. No plano Associado, a adm.doctor cuida da nota, do imposto e do PIX do que você recebe pela adm.doctor.
Como funciona o carnê-leão do médico?
Quais despesas o médico pode deduzir no imposto de renda?
Como o médico declara o imposto de renda?
