Quais são as obrigações acessórias do médico PJ além de pagar imposto?

Abaixo, a lista completa em linguagem simples, válida em qualquer estado do Brasil: o que é cada entrega, quando vence, quem precisa fazer (depende do regime da empresa), quanto custa atrasar, em reais, e as perguntas que você deve fazer a quem cuida da sua contabilidade. O que é federal (Receita, INSS, Simples Nacional) vale igual no país todo; o que é da prefeitura e do CRM depende de onde a sua empresa está, e isso vem sinalizado no texto.

O que é obrigação acessória, em palavras simples?

A lei separa duas coisas. A obrigação principal é pagar o imposto. A obrigação acessória é informar ao governo o que a empresa faturou, pagou e reteve: notas, declarações, livros e cadastros. É a prestação de contas.

A Receita cruza tudo. A nota que você emitiu, o que o hospital informou que pagou a você e o que a sua empresa declarou precisam bater. Quando não batem, vem a cobrança. Por isso a declaração "esquecida" costuma sair mais cara que o próprio imposto, como mostra o exemplo mais abaixo.

Primeiro passo: em qual regime a sua empresa está?

A lista muda conforme o regime tributário, que é o jeito como a empresa calcula o imposto. Para o médico, os dois mais comuns são:

• Simples Nacional: o regime simplificado das pequenas empresas, em que quase todo o imposto sai numa guia só, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples) (Lei Complementar 123/2006).
• Lucro Presumido: o regime em que a lei "presume" que 32% do faturamento do serviço médico é lucro e cobra o imposto sobre essa parte, em guias separadas (Lei 9.430/1996 e Lei 9.249/1995).

Não sabe o seu? Pergunte ao seu contador ou veja no portal do Simples Nacional, na consulta de optantes. Quer comparar o imposto nos dois? Use o simulador.

Quais obrigações vencem todo mês?

Um detalhe que pega muita gente: a DIRF, a antiga declaração anual do imposto retido na fonte, acabou. Desde os fatos de 2025, essas informações vão todo mês pelo eSocial e pela EFD-Reinf (Instrução Normativa RFB 2.181/2024). Se alguém ainda cobra "DIRF" de você, a informação está velha.

E quais vencem uma vez por ano?

Fora a empresa, você, pessoa física, continua com a sua declaração de imposto de renda anual, onde entram o pró-labore e o lucro recebido da PJ. Essa declaração é sua, não da empresa.

Simples Nacional x Lucro Presumido: o que cada um entrega

Simples NacionalLucro Presumido

Declaração mensal do imposto

PGDAS-D, até o dia 20, com o DAS

DCTFWeb e EFD-Contribuições

INSS do pró-labore

DCTFWeb, se paga pró-labore

DCTFWeb, com 20% a mais pago pela empresa

Resumo anual da empresa

DEFIS, até 31 de março

ECD em junho e ECF em julho

Registro mínimo

Livro-caixa

Contabilidade completa (ECD), em regra

Multa mínima por atrasar a DCTFWeb com pró-labore

R$ 250, se paga em até 30 dias da notificação

R$ 500

Além da Receita: o que a empresa mantém em dia no CRM e na prefeitura?

No CRM. Empresa que presta serviço médico precisa estar inscrita no Conselho Regional de Medicina do estado onde atua, como o CRM-SP, o CRM-MG ou o Cremerj (Lei 6.839/1980, art. 1º). Pela Resolução CFM 1.980/2011, o certificado de registro é renovado todo ano, a empresa tem um médico responsável técnico (na empresa de um médico só, é você) e qualquer mudança de dado, como endereço, sócio ou capital, deve ser comunicada ao CRM em até 30 dias. O valor da anuidade é fixado pelo Conselho Federal de Medicina para todos os conselhos regionais, mas o boleto, o pedido de desconto e o atendimento são do CRM do seu estado. A anuidade da empresa depende do capital social, que é o valor que os sócios declararam ao abrir a empresa: com capital até R$ 50 mil, foi de R$ 948 em 2026, com vencimento em 31 de janeiro (Resolução CFM 2.447/2025, art. 12). Esse é o valor cheio. Em 2026, a PJ inscrita até 31/12/2025, com até 2 sócios (um deles médico), só atividade médica e sem exames complementares (exames para diagnóstico), sem filial, sem contratar outro médico e em dia, pôde pedir até 20/01 um desconto de 80% (cerca de R$ 190) e pagar até 31/01 (mesma resolução, art. 17, §§2º e 3º). Quem não paga até o vencimento perde o desconto e paga o valor cheio, com encargos. Para 2027, a regra já saiu: anuidade de R$ 989, com vencimento em 31/01/2027, e o mesmo desconto de 80% (R$ 197,80) para a PJ inscrita até 31/12/2026 que se encaixe nas mesmas condições, com pedido até 20/01/2027 (Resolução CFM 2.465/2026, arts. 12 e 17). Empresa aberta em 2027 não entra nesse desconto da anuidade; ela pode pedir 80% de desconto só na taxa de inscrição (mesmo art. 17, §4º). É o caso típico do médico que trabalha sozinho. Veja como funciona em o que é o CRM-PJ. Mais detalhes no portal do CFM.

Na prefeitura. A inscrição municipal é o que permite emitir a nota e recolher o ISS (Imposto Sobre Serviços, o imposto da cidade). Cada município fixa a sua alíquota do ISS, entre 2% e 5% (Lei Complementar 116/2003, arts. 8º e 8º-A), e também os seus prazos de recolhimento e as declarações municipais: depende do seu município. No Simples Nacional, o ISS vem dentro do DAS. Se a empresa tem consultório aberto ao público, entram também o alvará de funcionamento e a licença da vigilância sanitária. Se ela só existe para faturar plantão, as exigências costumam ser menores, mas a regra é de cada cidade: confira no site da sua prefeitura.

Na nota fiscal. A partir de 1º de novembro de 2026, a empresa do Simples passa a emitir a nota de serviço pelo padrão nacional (NFS-e Nacional), no Emissor Nacional do governo, e não mais só no sistema da prefeitura (Resolução CGSN nº 191, de 4 de agosto de 2026; Receita Federal).

Quando algo muda. Entrou ou saiu um sócio, mudou o endereço, o capital ou a atividade? A alteração vai para a Junta Comercial ou o cartório, a Receita, a prefeitura e o CRM. Empresa parada também tem entregas: enquanto o CNPJ estiver aberto, as declarações continuam, na versão "sem movimento".

Se contratar alguém. Uma secretária no consultório, por exemplo, muda a lista. A admissão vai ao eSocial antes de a pessoa começar a trabalhar, a folha vai todo mês, e entram o FGTS (o fundo de garantia do funcionário, recolhido pela empresa) e o INSS do empregado. Combine isso com o contador antes de contratar, não depois.

Por que o hospital pede certidão negativa?

A certidão negativa é o documento oficial que diz que a empresa não tem dívida com o governo. Muitos hospitais e operadoras pedem as certidões no cadastro do médico PJ e de novo de tempos em tempos. Sem elas, o pagamento pode travar.

• Certidão federal (Receita e Procuradoria da Fazenda): vale 180 dias e sai na hora pela internet, se não houver pendência (gov.br).
• Certidão trabalhista (CNDT): mostra que a empresa não deve na Justiça do Trabalho (TST).
• Certidão municipal: sai no site da prefeitura e tem prazo próprio.

É aqui que a declaração esquecida aparece: uma DCTFWeb não entregue já basta para a Receita não emitir a certidão federal até a entrega, mesmo sem imposto em atraso. Sem certidão, o cadastro no hospital pode travar.

Quanto custa esquecer? Dois exemplos em reais

Exemplo 1: DAS pago 20 dias atrasado. O DAS (a guia do Simples) venceu em 20 de agosto e foi pago em 9 de setembro. A multa por atraso de tributo federal é de 0,33% por dia, até o limite de 20%. Como o pagamento caiu no mês seguinte ao vencimento, entram também juros: a Selic (a taxa básica de juros) dos meses entre o vencimento e o pagamento, mais 1% no mês em que se paga. Aqui não há mês inteiro no meio, então os juros são só esse 1% (Lei 9.430/1996, art. 61, §3º, e art. 5º, §3º). Se tivesse pago em 30 de agosto, no mesmo mês, seria só a multa de 3,3%, sem juros.

R$ 76 jogados fora por uma data esquecida. No plano Associado da adm.doctor, o imposto da nota é pago antes do repasse: essa guia não depende da sua memória.

Exemplo 2: a declaração esquecida sai mais cara que o imposto. Uma PJ no Simples Nacional paga ao médico pró-labore (o "salário" do sócio) de 1 salário mínimo: R$ 1.621 em 2026. A empresa desconta 11% de INSS desse valor e repassa ao governo (Lei 10.666/2003, art. 4º, e Lei 8.212/1991, art. 30, §4º): R$ 178,31. No Simples, a parte do INSS que seria da empresa já vem dentro do DAS. A DCTFWeb desse mês não foi entregue. A multa por atraso nessa declaração é de 2% ao mês sobre o valor informado (até 20%), mas tem um mínimo: R$ 500 quando há o que declarar, como o pró-labore, e R$ 200 quando a declaração é "sem movimento" (Lei 8.212/1991, art. 32-A, §3º). Para a empresa do Simples Nacional, esse mínimo cai pela metade, para R$ 250, se a multa for paga em até 30 dias depois da notificação; depois disso, volta a R$ 500 (Lei Complementar 123/2006, art. 38-B, parágrafo único). O corte também não vale em caso de fraude ou de embaraço à fiscalização. Aqui, 2% de R$ 178,31 dá R$ 3,57, então vale o mínimo. Ou seja, pagando a multa em dia: R$ 178 de imposto, R$ 250 de multa. A lei também corta a multa pela metade se a entrega acontecer antes de a Receita cobrar, mas esse desconto não leva a multa abaixo do mínimo (mesmo art. 32-A, §2º): continuam os R$ 250. E os R$ 178,31 de INSS seguem devidos à parte: a guia vence no dia 20 do mês seguinte, mesmo que a declaração possa ser entregue até o último dia útil, e paga depois do dia 20 tem multa e juros.

No Lucro Presumido a conta pesa mais. A empresa paga, por fora, 20% de INSS sobre o pró-labore (Lei 8.212/1991, art. 22, III): mais R$ 324,20. A DCTFWeb passa a informar R$ 502,51, e a multa mínima pelo atraso é de R$ 500, mesmo que a empresa entregue antes de a Receita cobrar: fora do Simples não há o corte de 50% no mínimo.

Nas declarações anuais, o atraso também custa caro. A ECD entregue fora do prazo por empresa do Lucro Presumido custa R$ 500 por mês ou fração de mês de atraso (Medida Provisória 2.158-35/2001, art. 57, I, a). Três meses de atraso: R$ 1.500.

Somando o fixo do ano, uma PJ de um médico, em qualquer estado, tem, além do imposto, pelo menos: anuidade do CRM-PJ (em 2026, R$ 948 cheia, ou cerca de R$ 190 para a PJ que pediu o desconto de 80% até 20/01 e pagou até 31/01, Res. CFM 2.447/2025, art. 17; em 2027, R$ 989 ou R$ 197,80 com o desconto, pedido até 20/01/2027, Res. CFM 2.465/2026) + certificado e-CNPJ (cerca de R$ 220). Dá de R$ 410 a R$ 1.168 por ano, mais as taxas da prefeitura, que dependem do seu município, e a mensalidade do contador, que raramente fica abaixo de R$ 300 por mês. Quer ver o custo total, imposto incluído, com o seu faturamento? Use o simulador.

Quanto custa esquecer uma entrega

• R$ 178,31INSS de 11% sobre o pró-labore de R$ 1.621
• R$ 250multa mínima da DCTFWeb atrasada no Simples, paga em 30 dias
• R$ 500multa mínima da DCTFWeb atrasada no Lucro Presumido
• R$ 1.500ECD entregue com 3 meses de atraso

Onde a adm.doctor entra, e onde não entra?

No plano Associado da adm.doctor, três tarefas saem da sua mão:

• A nota fiscal: o nosso time emite as notas dos hospitais, clínicas e laboratórios cadastrados. Para paciente particular, o app emite a nota e gera um link de pagamento.
• O imposto: é pago antes do repasse. O PIX que cai na sua conta pessoal já é o valor líquido, sem guia para lembrar no dia 20.
• O cadastro nos hospitais: depois do contrato, o Concierge cadastra os seus hospitais (veja o que o plano inclui).

O app também mostra cada fatura a receber com o status, hospital por hospital, e, se você precisar do dinheiro antes, dá para pedir a antecipação do recebível (fale com a gente no WhatsApp para saber se o seu plantão é elegível e o que acontece se o hospital não pagar). Sem taxa de adesão e sem multa de rescisão. Se você tem empresa própria, fale com a gente para saber o que vale no seu caso.

As declarações da empresa (DCTFWeb, eSocial, DEFIS, ECD, ECF, DMED) e os registros no CRM e na prefeitura dependem de como a sua empresa é montada e de quem cuida da contabilidade dela. O que entra no seu caso, item por item, você confirma com o time contábil da adm.doctor antes de assinar, pelo contato. Para conhecer o app, baixe o adm.doctor.

Que perguntas fazer ao seu contador?

Seja quem for que cuide da sua PJ, peça a resposta por escrito:

1. Qual é o regime da minha empresa e quem confere todo ano se ele ainda é o melhor?
2. Quais destas entregas estão no preço: PGDAS-D ou DCTFWeb, eSocial, EFD-Reinf, DEFIS ou ECD e ECF, DMED?
3. Quem renova o CRM-PJ e o certificado digital, e quem me avisa antes de vencer?
4. Se uma declaração atrasar por falha de vocês, quem paga a multa?
5. Com que frequência vocês tiram as certidões negativas da empresa?
6. Como vocês recebem os demonstrativos dos hospitais que retêm imposto na nota?

Se as respostas não vierem claras e por escrito, é sinal de que vale procurar outro contador.

De onde vêm as regras?

Simples Nacional, DAS, PGDAS-D e DEFIS: Lei Complementar 123/2006 e portal do Simples Nacional. DCTFWeb: Instrução Normativa RFB 2.237/2024, com o prazo de entrega dado pela IN RFB 2.248/2025 (página da DCTFWeb na Receita Federal); multa por atraso: Lei 8.212/1991, art. 32-A, com o mínimo reduzido no Simples, se pago em 30 dias, pela LC 123/2006, art. 38-B. Fim da DIRF: Instrução Normativa RFB 2.181/2024. eSocial: gov.br/esocial. DMED: Instrução Normativa RFB 2.074/2022 (Receita Federal). ECD e ECF: ECD e ECF no gov.br. Multas e juros de tributo pago atrasado: Lei 9.430/1996, arts. 5º e 61; MP 2.158-35/2001, art. 57. INSS do pró-labore: Lei 10.666/2003, art. 4º, e Lei 8.212/1991, arts. 22 e 30 (vencimento no dia 20: art. 30, I, b). NFS-e Nacional no Simples: Resolução CGSN nº 191/2026. Anuidade do CRM-PJ e desconto de 80%: Resolução CFM 2.447/2025 (2026) e Resolução CFM 2.465/2026 (2027), arts. 12 e 17. ISS: Lei Complementar 116/2003, arts. 8º e 8º-A. Fator R: LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-J e 5º-M. DMED de quem só intermedeia: Solução de Consulta 146/2023. CRM-PJ: Lei 6.839/1980 e Resolução CFM 1.980/2011. Prazos podem mudar por nova instrução normativa: na dúvida, vale o que está no site da Receita no dia.

Perguntas rápidas

Empresa sem faturamento no mês precisa declarar alguma coisa?

Sim. Empresa aberta continua com entregas, algumas na versão "sem movimento". Atraso nelas também gera multa.

Quem só dá plantão para hospital precisa entregar a DMED?

A DMED informa o que pacientes pessoa física pagaram à empresa. A obrigação é da empresa prestadora de serviço de saúde; se a sua só recebe de hospital, peça ao contador para confirmar se entrega. A Receita já respondeu que quem só intermedeia a contratação do serviço médico, sem prestá-lo, não entrega (Solução de Consulta 146/2023).

Médico PJ no Simples precisa entregar DCTFWeb mesmo sem funcionário?

Se a empresa paga pró-labore, sim: o INSS de 11% descontado do pró-labore é informado na DCTFWeb todo mês, mesmo sem nenhum funcionário. A declaração vai até o último dia útil do mês seguinte, mas a guia do INSS vence no dia 20. Atrasar a declaração custa no mínimo R$ 500 quando há pró-labore. No Simples, cai para R$ 250 se a multa for paga em até 30 dias depois da notificação; depois disso, volta a R$ 500 (Lei 8.212/1991, art. 32-A, e LC 123/2006, art. 38-B, parágrafo único). Se não há pró-labore nem funcionário, confirme com o contador se a entrega é dispensada no seu caso.

Qual a diferença entre DEFIS e ECF?

As duas são o "resumo do ano" da empresa para a Receita. A DEFIS é da empresa do Simples e vence em 31 de março. A ECF é da empresa do Lucro Presumido (ou Real), traz o cálculo anual do imposto de renda da empresa e vence no último dia útil de julho. A empresa entrega uma ou outra, nunca as duas.

A DIRF ainda existe?

Não. Desde os fatos de 2025, essas informações vão todo mês pelo eSocial e pela EFD-Reinf.

O CRM da empresa é o mesmo que o meu CRM?

Não. A empresa tem registro, certificado e anuidade próprios no CRM, renovados todo ano.

Se o contador atrasar uma declaração, quem paga a multa?

Para a Receita, a multa é da empresa. Se o atraso foi do contador, o ressarcimento depende do contrato com ele: deixe isso por escrito.

Pró-labore de 1 salário mínimo é sempre o melhor?

Não. No Simples, o Fator R (a conta que divide o pró-labore e a folha pelo faturamento) decide a alíquota: se der 28% ou mais, a empresa fica no Anexo III, que começa em 6%; abaixo disso, vai para o Anexo V, que começa em 15,5%. Com R$ 15 mil por mês de faturamento, 1 salário mínimo de pró-labore dá cerca de 11% e leva ao Anexo V. Veja a conta do seu caso no simulador .

O app adm.doctor entrega essas declarações por mim?

No plano Associado, o app e o nosso time cuidam de três coisas: emitem a nota, pagam o imposto antes do repasse e, depois do contrato, o Concierge cadastra os seus hospitais. As declarações (DCTFWeb, DEFIS, ECD e ECF, DMED) dependem de como a sua empresa é montada: confirme com o time contábil da adm.doctor antes de assinar. Veja o que o plano inclui em planos .

Fontes oficiais

• Lei Complementar 123/2006 (Simples Nacional)
• Lei Complementar 116/2003 (ISS)
• Lei 8.212/1991 (Seguridade Social)
• Lei 9.430/1996 (multa e juros)
• Instrução Normativa RFB 2.248/2025 (prazo da DCTFWeb)
• Instrução Normativa RFB 2.181/2024 (fim da DIRF)
• Receita Federal: DMED
• gov.br: Escrituração Contábil Digital (ECD)
• gov.br: Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
• Resolução CFM 2.447/2025 (anuidades 2026)
• Resolução CFM 2.465/2026 (anuidades 2027)
• Lei 6.839/1980 (registro de empresas nos conselhos)
• gov.br: certidão de regularidade fiscal