Que contabilidade o médico precisa, quanto custa e como cuidar da empresa?

Ter empresa médica é ter uma rotina: nota, guia, documentos, declarações, pró-labore e, um dia, o encerramento. Este guia mostra essa rotina inteira, do começo ao fim, na ordem em que as dúvidas aparecem. Em cada etapa, ele indica o artigo que aprofunda o assunto. Receita Federal, INSS, Simples Nacional e imposto de renda seguem as mesmas regras no Brasil todo. O que muda conforme o lugar é dito assim: o ISS e as taxas dependem do seu município, e o CRM-PJ é cuidado pelo CRM do seu estado.

O médico precisa de contabilidade?

Depende de como você recebe. Quem é CLT não precisa: o empregador desconta tudo no holerite. Quem recebe como pessoa física, por RPA (o recibo que o hospital faz quando paga uma pessoa, não uma empresa) ou atendendo particular pelo carnê-leão (a guia mensal do IR de quem recebe de pessoa física), não é obrigado a ter contador. Quem tem CNPJ, na prática, precisa: a empresa tem livro-caixa, guias e declarações todo mês e todo ano.

O artigo médico plantonista precisa de contabilidade? compara os três jeitos de receber o plantão e mostra quanto sobra de R$ 15.000 por mês em cada um, com São Paulo como exemplo. Na pessoa física com RPA, sobram R$ 11.107,81. Com empresa, cerca de R$ 12.100 a R$ 13.220, já pagando o contador. A lição do exemplo: o regime certo vale mais do que o contador mais barato. Lembre também que o médico não pode ser MEI, porque medicina não está na lista de atividades permitidas.

Por onde começar

1. Decida se precisa de CNPJPessoa física não é obrigada a ter contador; com empresa, na prática, é.
2. Escolha quem faz o quêContador comum, contabilidade online ou app que emite a nota e manda o PIX líquido.
3. Mande os documentosNotas, demonstrativos dos hospitais e extrato da empresa, todo mês.
4. Cumpra as declaraçõesAs entregas mudam com o regime; atrasar pode custar mais que o imposto.
5. Organize o dinheiroSalário fixo, colchão para os meses fracos e o INSS do pró-labore.
6. Feche quando for a horaEmpresa parada custa; a baixa é pedida na Receita, na prefeitura e no CRM.

O que o contador faz e quanto custa?

Todo mês, o contador soma as notas, calcula o imposto, gera as guias, faz a folha do pró-labore (o salário que o sócio tira da própria empresa) e confere o que o hospital já descontou na nota. Uma vez por ano, entrega as declarações da empresa e o informe de rendimentos que você usa no seu imposto de renda. Quem paga a guia, em geral, ainda é você.

O artigo como funciona a contabilidade para médico e quanto custa traz os preços de mercado: de R$ 300 a R$ 600 por mês para o médico sozinho na empresa. Somando contador, anuidade do CRM-PJ (R$ 948 por ano cheia, ou R$ 189,60 com o desconto de 80% do CFM, pedido ao CRM do seu estado até 20 de janeiro) e certificado digital (a assinatura eletrônica da empresa), manter a PJ custa cerca de R$ 335 a R$ 700 por mês antes do imposto. Lá também está a lista do que costuma ficar fora da mensalidade e as perguntas para fazer antes de contratar.

Contabilidade online ou app que emite a nota e faz o PIX?

Os dois usam celular, mas fazem trabalhos diferentes. A contabilidade online calcula o imposto e entrega as declarações; quem paga a guia e move o dinheiro da conta da empresa, em geral, é você. Um app como o da adm.doctor, no plano Associado (sem empresa própria), cuida do caminho do dinheiro: o time emite a nota, o imposto é pago antes do repasse e o PIX líquido (já sem imposto) cai na sua conta pessoa física.

O artigo contabilidade online ou app que emite a nota e faz o PIX mostra quem faz cada tarefa em cada modelo e quanto custa esquecer uma guia: no Simples, a multa é de 0,33% por dia, até 20%, mais juros pela Selic. Ele também diz quando a contabilidade completa continua sendo a escolha certa: clínica com funcionários, estoque ou vários sócios. A pergunta que importa não é "tem app?", e sim "no fim do mês, quem faz o quê?".

Que documentos mandar ao contador todo mês?

A lista é curta: notas emitidas, demonstrativo de pagamento de cada hospital, extrato do mês inteiro da conta da empresa, recibo do pró-labore, comprovantes das guias pagas e notas das despesas da empresa. O problema é que, com três ou quatro hospitais pagando em datas diferentes, sempre falta um papel.

O artigo que documentos o médico PJ manda para a contabilidade todo mês explica para que serve cada um e monta o calendário do mês, com o dia 20 como data do DAS e do INSS do pró-labore. O exemplo mais útil é o do demonstrativo esquecido: numa nota de R$ 6.000 no Lucro Presumido, o hospital retém R$ 369. Sem o demonstrativo, esse valor pode ser pago duas vezes. O artigo também diz por quanto tempo guardar tudo: pelo menos 5 anos.

Que declarações a empresa entrega além de pagar imposto?

Obrigação acessória é a prestação de contas da empresa ao governo: notas, declarações, livros e cadastros. A Receita cruza tudo. A nota que você emitiu, o que o hospital informou e o que a empresa declarou precisam bater. A lista muda conforme o regime: Simples Nacional ou Lucro Presumido.

O artigo quais são as obrigações acessórias do médico PJ separa o que vence todo mês (PGDAS-D, eSocial, DCTFWeb) do que vence uma vez por ano (DMED, DEFIS, ECD, ECF), e o que a empresa mantém em dia no CRM do seu estado e na prefeitura do seu município. Ele mostra por que a declaração esquecida pode sair mais cara que o imposto: uma DCTFWeb atrasada com pró-labore de 1 salário mínimo informa R$ 178,31 de INSS e tem multa mínima de R$ 500, que no Simples cai para R$ 250 se for paga em até 30 dias depois da notificação. E explica por que o hospital pede certidão negativa, o documento que diz que a empresa não deve ao governo.

Quando e como trocar de contador?

Preço sozinho raramente é o motivo certo. Os sinais que pesam mais são outros: ninguém revisou o seu regime, a empresa está no Anexo V do Simples sem você saber por quê, ou o imposto que o hospital retém não é abatido na guia. A troca pode ser feita em qualquer mês. O que só muda em janeiro é o regime.

O artigo como trocar de contador sendo médico, sem dor de cabeça mostra o custo do contador errado: no exemplo de R$ 15.000 por mês, o pró-labore esquecido no salário mínimo leva a empresa ao Anexo V e custa R$ 1.141 a mais por mês. Depois, ensina a troca em 7 passos: contrato, escolha do novo, aviso por escrito, distrato (o papel que encerra o contrato e divide os meses entre o antigo e o novo), documentos, senhas e procurações, e a revisão dos primeiros 60 dias.

Como organizar o dinheiro quando o plantão varia todo mês?

A contabilidade cuida dos números da empresa. O dinheiro da casa continua com você. O plantonista tem três problemas: o valor muda todo mês, o hospital paga semanas depois, e parte do valor é imposto. Quem gasta o bruto descobre a conta no mês seguinte.

O artigo como o médico organiza as finanças com renda de plantão que varia ensina um método em 6 passos: achar o líquido real, definir um salário fixo entre 70% e 80% da média, mandar a sobra dos meses bons para um colchão, guardar para férias, "13º" e reserva de emergência, separar o imposto no dia em que o dinheiro entra e planejar só pelo que já foi pago. Ele também lembra de manter a conta da empresa separada da pessoal.

Médico PJ precisa pagar INSS? E a aposentadoria?

Precisa. O sócio que trabalha na própria empresa é segurado obrigatório do INSS. Ele paga 11% sobre o pró-labore, até o teto de R$ 8.475,55 em 2026. O lucro que você tira da empresa não paga INSS e, por isso, também não conta para a aposentadoria. Essas regras são federais e valem igual em todo o Brasil.

O artigo médico PJ precisa pagar INSS e tem direito à aposentadoria especial? mostra quanto custa e quanto rende pagar pelo mínimo ou pelo teto. Com 1 salário mínimo de pró-labore, a aposentadoria fica perto de 1 salário mínimo, mesmo que você tire muito mais da empresa. Ele explica a aposentadoria especial por exposição a agentes biológicos, com 25 anos de tempo especial, e os papéis que provam esse tempo. Não é parecer sobre o seu caso: confira o seu extrato no Meu INSS.

Manter a empresa parada ou encerrar?

Parar de emitir nota não fecha nada. Para a Receita, a prefeitura e o CRM do seu estado, a empresa continua viva até você pedir a baixa, o encerramento oficial, em cada lugar. Parada, ela segue com contador, anuidade do CRM-PJ, certificado e declarações.

O artigo empresa médica inativa: manter parada ou encerrar? faz a conta: a PJ de um médico só, parada, custa perto de R$ 412 por mês. Se a pausa for maior que um ano, encerrar costuma ganhar; se for de poucos meses, manter costuma sair mais barato. Lá está o passo a passo do encerramento, na ordem certa: receber tudo dos hospitais, tirar o dinheiro da empresa, fazer o distrato, dar baixa no CNPJ pela Redesim e cancelar o registro no CRM, que é um pedido à parte. E o aviso: a dívida não some com a baixa.

O que fazer agora?

1. Veja se você precisa mesmo de empresa. Some o que recebe por mês de todos os hospitais e confira se eles exigem CNPJ. Até R$ 5.000 por mês, o IR da pessoa física fica zerado em 2026, e a PJ pode não compensar os custos fixos.
2. Faça a conta com o seu número. O simulador de imposto do médico compara, em 3 toques, pessoa física, empresa própria e adm.doctor, já com contador, CRM-PJ e certificado digital. Se ficar como está sai mais barato, ele avisa.
3. Se já tem empresa, revise o básico. Pergunte ao contador o regime, o Fator R, o que está fora da mensalidade e quem confere as retenções dos hospitais. Peça as respostas por escrito.
4. Saiba que há outro caminho. No plano Associado da adm.doctor, você não precisa ter empresa: o time emite a nota para o hospital, o imposto é pago antes do repasse e o PIX líquido cai na sua conta pessoa física. Se você mantém a sua PJ, ela pode ser cuidada pelo time contábil da adm.doctor. Sem taxa de adesão e sem multa de rescisão. Veja os planos da adm.doctor.
5. Ficou com dúvida sobre o seu caso? Fale com a adm.doctor pelo WhatsApp e a gente vê com você o caminho que sai mais barato.